Tengo una cierta obsesión (creo que positiva) por conseguir tener Inbox(0) pero ¿qué significa? Básicamente se trata de no tener en la bandeja de entrada ningún email, leído o sin leer.
Cuando recibo un email es porque se requiere que haga algo, me están solicitando información o quieren que esté informado de algo. En el primer caso, añado una tarea en mi Trello para ser planificada y archivo el email, contesto con la información que me están solicitando y archivo el email o bien leo la información que me están enviado y archivo el mail. De esta forma, en la bandeja de entrada suelo tender a tener cero emails.
I’d start my day by checking email, Twitter, Facebook. Reading the “news”. I’d look at my to-do list and start working on something.
A continuación comparto algunas guías que yo utilizo para conseguir una gestión eficiente y efectiva del email:
- Cierra el mail y cuando lo tengas abierto, elimina las notificaciones. Cuando estás enfocado en una tarea una notificación te distrae de lo que estás haciendo. La pérdida de foco tiene un coste.
- Guarda un hueco de tiempo para responder emails como si fuera una tarea más en tu día a día. Cuando te enfocas en una única tarea eres más productivo.
- El email es un medio de comunicación, así que no lo uses para gestionar tareas. A cambio puedes utilizar herramientas como Trello o Todoist.
- Establece unas reglas claras para gestionar el correo electrónico. Os comparto algunas de las que yo uso:
- En la bandeja de entrada (Inbox) sólo están aquellos emails que requieren mis respuesta sin necesidad de obtener más información.
- Si un email requiera que yo haga algo para poder responder, copio la URL del mail (en mi caso utilizo Gmail) y añado una tarjeta en mi tablero personal con ese enlace. Esto me permite planificar dicha tarea y no perder el hilo de emails en el que quiero contestar.
- Si recibo un email que requiere una acción que dura menos de dos minutos, la hago en el momento. De esta forma me ahorro el coste de estimar el tiempo que me llevará y planificarla junto con el resto de tareas.
- Educa a tu entorno que no comuniquen circunstancias urgentes (y a definir qué es realmente urgente) por email sino en persona o por teléfono. Enviar un email es fácil y rápido, levantarse e ir a hablar o hacer una llamada de teléfono es más costosa por lo que ayuda a la gente a evaluar si algo es realmente urgente.
- Desuscríbete de listas que no lees. Tenemos la tendencia a suscribirnos a listas de distribución que nunca leemos. ¿Cuántas veces abrimos un mail y sin leerlo lo archivamos o borramos? Puedes ahorrarte un gran volumen de emails dándote de baja.
Utiliza otras herramientas para comunicarte. Entre los miembros del equipo de Thinking With You apenas nos enviamos emails, utilizamos otras herramientas como Slack para comunicación más directa, comentarios en las tarjetas de Trello para tener la información asociada a los proyectos, comentarios de los documentos de Google Drive para darnos feedback sobre contenido.
