En el dinámico mundo empresarial actual, las organizaciones buscan constantemente formas de mejorar sus procesos, fomentar la innovación y fortalecer el aprendizaje continuo. Una de las estrategias más efectivas para lograr estos objetivos es la creación de Comunidades de Práctica (CoP).

En este artículo descubrirás qué son las Comunidades de Práctica, sus beneficios y cómo implementarlas en tu organización. Te compartimos un caso real en Thinking With You que demuestra su impacto positivo.

¿Qué son las Comunidades de Práctica?

Las Comunidades de Práctica están conformadas por un grupo de personas que se reúnen para desarrollar un conocimiento poniendo en común todas sus experiencias. Este grupo se caracteriza por tener intereses comunes. Su creación es necesaria para cubrir la brecha que pueda existir entre la práctica que debería de existir en los trabajos diarios y la que realmente hay.

Las Comunidades de Práctica o también llamadas espacios de aprendizaje, pueden ser formales o informales y suelen desarrollarse de manera natural dentro de las organizaciones. Sin embargo, muchas empresas están comenzando a reconocer la importancia de apoyarlas y estructurarlas adecuadamente para obtener mayores beneficios.

Estas redes son una forma de nutrir a las organizaciones desde las experiencias compartidas. Sabemos que el aprendizaje es fundamental para la identidad humana, ya que el individuo, como participante activo en las prácticas de las comunidades sociales y en la construcción de su identidad, da lugar a la participación social mediante lo que llamamos learning by doing.

Estos espacios de aprendizaje se pueden dividir por temáticas (Agilidad, Producto, XP…) o también por roles (Scrum Masters, Product Owners, Agentes de Cambio, Desarrolladores…), y su finalidad será, sobre todo, la de crear un entorno seguro de prácticas entre las personas que los integran. A esto también se suma la puesta en común de conocimientos, compartir sinergias, identificar nuevas prácticas, así como la resolución de problemas o dudas. En definitiva, una Comunidad de Práctica tiene sentido si aporta a sus miembros, éstos contribuyen a la comunidad y la comunidad, a su vez, aporta valor a la organización. Son esos tres niveles los que hay que cuidar para hacerla sostenible en el tiempo.

Comunidad de PrácticasBeneficios de las Comunidades de Práctica

  1. Fomento del aprendizaje continuo. Las Comunidades de Práctica proporcionan un espacio para el aprendizaje constante y la actualización de conocimientos. Los miembros pueden compartir las últimas tendencias y mejores prácticas en su campo, lo que ayuda a todos a mantenerse al día.
  2. Resolución eficiente de problemas. Al reunir a personas con diversas experiencias y habilidades, las Comunidades de Práctica facilitan la resolución rápida y efectiva de problemas. Los miembros pueden discutir desafíos comunes y colaborar en la búsqueda de soluciones innovadoras.
  3. Creación de conocimiento colectivo. Las interacciones y discusiones dentro de una Comunidades de Práctica generan un valioso conocimiento colectivo que puede ser documentado y utilizado como recurso para toda la organización.
  4. Fomento de la Innovación. Las Comunidades de Práctica crean un ambiente propicio para la creatividad y la innovación. Al permitir que los miembros experimenten y compartan nuevas ideas, se promueve el desarrollo de soluciones novedosas.
  5. Fortalecimiento de la cultura organizacional. Al promover la colaboración y el intercambio de conocimientos, las Comunidades de Práctica contribuyen a la construcción de una cultura organizacional más fuerte y cohesiva.

Implementación de una Comunidad de Práctica: Experiencia de Thinking With You en la compañía telefónica Claro RD

La implementación con éxito de una Comunidad de Práctica requiere de una planificación muy cuidadosa y un compromiso genuino por parte de sus miembros. Normalmente, con el apoyo de una consultora externa, sobre todo en los primeros meses, que cuida de la facilitación de las sesiones, siempre con el objetivo de ir dejando que sea la propia comunidad la que se nutra sola y “vuele» por sí misma. Aquí te explico un caso real de Comunidad de Práctica, construída por Thinking With You para uno de nuestros clientes: la compañía telefónica Claro República Dominicana. 

Comenzamos proponiendo la generación de diferentes comunidades de práctica en función de los diferentes interesados en el proyecto. Algunos ejemplos de posibles comunidades de práctica que podríamos poner en marcha son:

Comunidades de Práctica

A grandes rasgos, podemos decir que los pasos que se siguieron para crear una CoP fueron los siguientes:

  1. Identificación de temas relevantes. Se identificaron los temas o áreas de interés que son relevantes para la organización y que pudieran beneficiar a un grupo de empleados. Estos temas deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
  2. Selección de miembros. Se invitó a personas que tuvieran un interés genuino en el tema y que pudieran aportar conocimientos y experiencias valiosas. Es muy importante que exista diversidad en habilidades y perspectivas que enriquezcan las discusiones.
  3. Definición de objetivos y estructura. Se establecieron desde el principio los objetivos de la CoP y se definió una estructura que facilitara la participación activa. Esto puede incluir reuniones periódicas, foros de discusión en línea y talleres prácticos.
  4. Fomento de la participación activa. Animamos a los miembros a participar activamente en las discusiones y a compartir sus conocimientos y experiencias. Esto pudo lograrse mediante la creación de un ambiente de confianza y respeto mutuo. Algo que es esencial.
  5. Documentación y difusión de conocimientos. También es importante documentar las discusiones y aprendizajes de la CoP. Estos documentos pueden convertirse en recursos valiosos para toda la organización.
  6. Evaluación y mejora continua. Este punto es muy importante. Lo suyo es que la propia CoP tenga su retrospectiva periódicamente para revisarse. En esta revisión, se vela por el cuidado que la CoP aporta a la persona y viceversa, así como la aportación que la CoP hace a la organización. Algo muy importante para mantener viva a la CoP y hacerla sostenible.

La retroalimentación de los miembros es crucial para mejorar la efectividad de la comunidad.

Y si ya tenemos una Comunidad de Práctica, ¿cómo podemos hacer que evolucione?

El primer paso es revisitar las bases: cómo estamos y qué tenemos. Una forma sencilla de hacer esto es, por ejemplo, facilitar una retrospectiva con todos los interesados en la CoP para chequear y confirmar que lo que se ha decidido sigue teniendo sentido, además de ver qué cosas han funcionado y qué cosas no están funcionando. 

A continuación os dejamos una serie de preguntas que podemos hacernos al principio de la Cop para generar acuerdos entre los miembros, y otras durante su desarrollo:

  • ¿Cuáles son nuestros acuerdos de trabajo? ¿Son explícitos?
  • ¿Qué roles queremos definir para de la CoP (bitácora, time-keeper…)?, ¿quién se encarga de…?
  • ¿Trabajamos de manera ordenada con un backlog y priorizando temas o preferimos lo emergente?
  • ¿Tenemos claras las herramientas con las que trabajaremos (tableros, Jira…)?
  • ¿Cuáles serán nuestros canales de comunicación (chat, mail, grupo de Whatsapp…)?
  • ¿A quién más podemos invitar en esta CoP?
  • ¿Cómo podemos visibilizar lo que hacemos?
  • ¿Cuánto queremos que duren nuestras sesiones? ¿Necesitamos más o menos? 
  • ¿Sentimos que aportamos valor al resto de miembros?
  • ¿Sentimos que la CoP aporta valor a la persona y viceversa? ¿La Cop aporta valor a la organización?
  • ¿Está la CoP sirviendo a nuestro propósito/objetivo? (Ver si todos los miembros siguen conectados a él)
  • ¿Nuestros intereses siguen siendo los mismos?

Todas estas preguntas y otras más que podemos seguir diseñando, son esenciales que se planteen en la CoP. Porque al final, una Comunidad de Práctica vivirá siempre y cuando no muera el interés de sus miembros.

Conclusión

Las CoP representan una poderosa herramienta para poner en práctica diferentes iniciativas, pues son un espacio seguro y de colaboración dentro de las organizaciones. Al crear y mantener estos espacios, las empresas no solo fortalecen su cultura organizacional, sino que también se posicionan para adaptarse con agilidad a los cambios del entorno.

La implementación exitosa de una CoP, como te hemos mostrado en este caso real con Claro, requiere de planificación, compromiso por parte de los miembros y un enfoque constante en la mejora continua. Es crucial no sólo crear estas comunidades, sino que ellas mismas se revisen cada cierto tiempo para garantizar que sigan aportando valor tanto a sus miembros como a la organización en su conjunto.

No subestimes el poder de la colaboración y el intercambio de conocimientos; invierte en la creación de Comunidades de Práctica y observa cómo tu organización evoluciona.

¡Da el primer paso hacia la transformación!

Comienza hoy a construir Comunidades de Práctica en tu organización y libera todo su potencial. Desde Thinking With You podemos ayudarte 😉

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